BORRADOR

Versión 1.0 en revisión jurídica. Los campos entre corchetes están pendientes de definición. Plataforma en fase de pruebas.

Política de Tratamiento de Datos Personales

Capítulo I — Objeto y alcance

Artículo 1. Objeto

La presente política regula el tratamiento de datos personales que CONSENTIA recolecta, almacena, usa, transmite y suprime en la operación de su plataforma de consentimiento informado y firma electrónica, garantizando los derechos de los titulares y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Artículo 2. Alcance

Aplica a todo tratamiento de datos personales realizado a través de la plataforma Consentia (consentia.com.co), en cualquiera de sus dos modos de operación (consentimiento informado y firma electrónica de documentos), y a los datos de:

• Clientes registrados (en adelante, "Clientes" o "Inscritos"): personas naturales o jurídicas que contratan el servicio.
• Firmantes: personas que aceptan consentimientos o firman documentos por solicitud de un Cliente.
• Representantes legales de firmantes (menores de edad o cualquier persona que actúa a través de representante).

Capítulo II — Marco normativo

Artículo 3. Normativa aplicable

• Constitución Política, artículos 15 (habeas data) y 20.
• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.25.1.1 y siguientes).
• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico, mensajes de datos y firmas.
• Decreto 2364 de 2012 — Firma electrónica.
• Ley 1098 de 2006 — Código de la Infancia y la Adolescencia.
• Circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos.

En caso de conflicto, se aplica la norma que otorgue mayor protección al titular del dato.

Capítulo III — Definiciones

Artículo 4. Definiciones (Ley 1581/2012, art. 3; Decreto 1074/2015)

• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Transmisión: tratamiento de datos que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia para que el Encargado los trate por cuenta del Responsable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación sexual, datos biométricos, entre otros).
• Cliente / Inscrito: persona natural o jurídica titular de una cuenta en Consentia.
• Firmante: persona natural que acepta consentimientos o firma documentos a través de un enlace generado por un Cliente.

Capítulo IV — Doble rol de Consentia: segregación de responsabilidades

Artículo 5. Principio de segregación

CONSENTIA actúa bajo dos roles jurídicos distintos y nunca mezclados, según de quién sean los datos:

• Rol 1 — Responsable del tratamiento: respecto de los datos de los CLIENTES (cuenta, identificación, contacto, facturación, configuración). CONSENTIA decide finalidades y medios.
• Rol 2 — Encargado del tratamiento: respecto de los datos de los FIRMANTES. El Cliente que crea la solicitud de consentimiento o firma es el RESPONSABLE (decide qué datos pide, a quién, para qué y qué documento se firma); CONSENTIA solo ejecuta el tratamiento por cuenta del Cliente, conforme al contrato de transmisión de datos incorporado a los Términos de Servicio (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2).

Artículo 6. Matriz de actividades y responsabilidades

Capítulo V — Categorías de datos y finalidades

Artículo 7. Datos de Clientes (Consentia como Responsable)

Categorías tratadas:

• Identificación: tipo de persona (natural/jurídica), nombres y apellidos, tipo y número de documento (Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, Pasaporte, Permiso Especial de Permanencia, Permiso por Protección Temporal, Tarjeta de Identidad o Número de Identificación Tributaria — NIT), cargo, razón social y NIT cuando es persona jurídica.
• Contacto: correo electrónico, teléfono.
• Cuenta y operación: plan contratado, estado de la cuenta, prefijo de folios, registros de sesiones de la plataforma.
• Credenciales técnicas: tokens OAuth de Google Workspace / Microsoft 365 (cifrados en reposo), identificadores de carpetas y hojas de cálculo del propio Cliente, configuración de WhatsApp Business (cifrada) cuando el Cliente la habilite.
• Verificación: códigos OTP de acceso (almacenados únicamente como hash, nunca en claro).

Finalidades:

1. Crear, autenticar y administrar la cuenta del Cliente.
2. Prestar el servicio contratado (acceso a su nube y correo — Google Drive, Sheets y Gmail, o Microsoft OneDrive y Outlook — mediante autorización OAuth otorgada por el propio Cliente, exclusivamente para las operaciones del servicio).
3. Facturación, cobro y cumplimiento de obligaciones tributarias (DIAN).
4. Comunicaciones operativas del servicio.
5. Cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridad.

Artículo 8. Datos de Firmantes (Consentia como Encargado, por cuenta del Cliente)

Categorías tratadas — únicamente de forma TRANSITORIA durante la sesión:

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento; datos del representante legal cuando el firmante actúa representado; datos de la persona jurídica cuando aplica.
• Contacto: correo electrónico (entrega del enlace de la solicitud y de la copia del documento firmado) y número de celular (solo para la entrega del código OTP por SMS).
• Valores diligenciados en los campos del documento.
• Evidencia de la firma: dirección IP, agente de usuario (navegador), fecha y hora — capturados del lado del servidor.

Categorías persistentes — sin datos personales:

• Huellas criptográficas (hash SHA-256) individuales por firmante y hash global del documento, folio, estados y fechas de la sesión. Estos valores no permiten reconstruir ni identificar los datos personales.

Finalidades (definidas por el Cliente; Consentia solo las ejecuta):

1. Verificar la identidad del firmante mediante código OTP de un solo uso.
2. Recoger la aceptación de consentimientos o la firma de documentos.
3. Generar el documento firmado con su página de evidencia y entregarlo al Cliente (en la nube del Cliente) y al firmante (copia por correo, enviada desde la cuenta del Cliente).
4. Producir y conservar la evidencia criptográfica de integridad y no repudio.

Artículo 9. Datos sensibles y de menores de edad

CONSENTIA no solicita datos sensibles por iniciativa propia. Si un Cliente incluye datos sensibles en sus documentos o formularios, el Cliente, como Responsable, debe obtener la autorización explícita del titular e informarle que no está obligado a suministrarlos (Ley 1581/2012, art. 6). El tratamiento de datos de menores de edad se realiza exclusivamente a través de su representante legal (Ley 1098/2006; Ley 1581/2012, art. 7), mediante el tipo de firmante "representado", que aplica a cualquier persona que firma a través de representante legal, no solo a menores.

Capítulo VI — Principios

Artículo 10. Principios aplicables

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581/2012, art. 4), y además por el principio de minimización por diseño: la arquitectura de la plataforma ("conocimiento cero de contenido") impide técnicamente que CONSENTIA conserve los documentos de los Clientes o los datos personales de los firmantes más allá de la sesión activa.

Capítulo VII — Autorización

Artículo 11. Autorización del Cliente

El Cliente otorga su autorización de manera previa, expresa e informada al registrarse y aceptar los Términos de Servicio y esta política, mediante mecanismo electrónico susceptible de consulta posterior (Ley 1581/2012, art. 9; Decreto 1074/2015). Queda registro de fecha, hora y versión del texto aceptado.

Artículo 12. Autorización del Firmante

La autorización del firmante para el tratamiento de sus datos la obtiene el CLIENTE como Responsable. La plataforma provee el mecanismo: antes de firmar, el firmante ve el aviso de privacidad del portal, los textos de consentimiento definidos por el Cliente, y manifiesta su aceptación de forma expresa (verificación OTP + acción afirmativa), quedando evidencia verificable con fecha, hora, IP y huella criptográfica. El silencio o casillas pre-marcadas nunca constituyen autorización.

Artículo 13. Revocatoria

El titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga su conservación. La revocatoria de la autorización del Cliente implica la terminación del servicio.

Capítulo VIII — Conservación y supresión (arquitectura de conocimiento cero)

Artículo 14. Regla general

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para la finalidad y las obligaciones legales aplicables.

Artículo 15. Plazos específicos

Artículo 16. Supresión

La supresión procede a solicitud del titular (previa verificación de identidad), al cumplirse los plazos, o al cesar la finalidad, salvo deber legal de conservación. Por diseño, la supresión de los datos personales de los firmantes ocurre de manera automática sin requerir solicitud.

Capítulo IX — Transmisión internacional y proveedores

Artículo 17. Sub-encargados e infraestructura

Artículo 18. Garantías

La transmisión de datos a estos proveedores se ampara en los contratos de tratamiento de datos (DPA) suscritos con cada uno, que imponen obligaciones de seguridad, confidencialidad y restricción de uso conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. CONSENTIA mantiene un registro interno con la lista nominal de estos sub-encargados, lo actualiza cuando cambia un proveedor y lo entrega al Cliente que lo solicite.

Capítulo X — Medidas de seguridad

Artículo 19. Medidas técnicas implementadas

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todos los canales.
• Cifrado en reposo de credenciales OAuth y configuraciones de canal.
• Códigos OTP almacenados únicamente como hash con llave dedicada; expiración corta y límite de intentos.
• Aislamiento multi-tenant mediante políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos; los tokens de acceso de firmantes están además protegidos a nivel de columna frente al propio Cliente.
• Cada firmante solo puede acceder a su propia porción de datos; nunca a la de sus co-firmantes.
• Evidencia (IP, agente de usuario, fecha) capturada del lado del servidor, no manipulable por el cliente o el firmante.
• Sellado criptográfico del documento: hash individual por firmante y hash global, impresos en la página de evidencia y los márgenes del documento.
• Purga automática de datos transitorios al sellar o expirar sesiones.

Artículo 20. Gestión de incidentes

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, CONSENTIA: contiene y evalúa el incidente, lo documenta, notifica a los Clientes afectados (Responsables), reporta a la SIC cuando la normativa lo exija, y aplica correctivos. Los registros de incidentes se conservan 10 años.

Capítulo XI — Derechos de los titulares y procedimiento

Artículo 21. Derechos

Todo titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos (Ley 1581/2012, art. 8).

Artículo 22. Canal y plazos

• Canal: [correo de contacto — por definir] — asunto "Habeas Data".
• Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 más con aviso al titular (Ley 1581/2012, art. 14).
• Reclamos: respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 más con aviso al titular (Ley 1581/2012, art. 15).
• Se verifica razonablemente la identidad del solicitante. Toda solicitud y su respuesta quedan registradas.

Artículo 23. Solicitudes de firmantes

Cuando un firmante ejerza derechos sobre datos contenidos en un documento firmado o sobre el tratamiento decidido por un Cliente, CONSENTIA — que no conserva esos datos — dará traslado de la solicitud al Cliente Responsable dentro de los 2 días hábiles siguientes e informará al titular, sin perjuicio de atender directamente lo relativo a la evidencia criptográfica que CONSENTIA custodia (la cual no contiene datos personales).

Capítulo XII — Vigencia

Artículo 24. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige desde su publicación en consentia.com.co y permanece vigente mientras se realice tratamiento de datos. Las bases de datos se mantienen vigentes mientras sean necesarias para las finalidades descritas y los plazos del Capítulo VIII.

Artículo 25. Actualización

Revisión ordinaria anual; extraordinaria ante cambios normativos, de proveedores o de arquitectura. Los cambios sustanciales se comunican a los Clientes antes de su entrada en vigor.

Documento relacionado: Términos de Servicio (CONS-TER-01)